Нормативные документы

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Зиминского городского

муниципального образования

 

______________________В.В. Трубников

«________»___________________20___г.

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе управления правовой,

кадровой и организационной работы

администрации Зиминского городского

муниципального образования

 

I. Общие положения

 

Архивный отдел управления правовой, кадровой и организационной работы администрации Зиминского городского муниципального образования (далее отдел) является структурным подразделением управления правовой, кадровой и организационной работы администрации Зиминского городского муниципального образования без права юридического лица и подчиняется непосредственно начальнику управления. Работу отдела курирует управляющий делами администрации. Отдел создан для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти города Зима и Зиминского района, действует в соответствии с их Уставами, а также обслуживание учреждений, организаций, предприятий и граждан.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом № 125 – ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным Законом № 131 – ФЗ от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"», Федеральным Законом № 59 – ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным Законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных", Законом Иркутской области № 4 – ОЗ от 04.04.2008г., «Об архивном деле в Иркутской области» Законом Иркутской области № 47- оз от 18.07.2008 "О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области", Уставом Зиминского городского муниципального образования, нормативно – правовыми актами органов местного самоуправления и настоящим Положением

 

 

В соответствии с Законами Иркутской области № 4 – ОЗ от 04.04.2008 «Об архивном деле в Иркутской области» и № 47 – ОЗ от 18.07.2008 «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности» отдел входит в систему архивного агентства Иркутской области, взаимодействует с ним по организационно – методическим вопросам и по его поручению осуществляет, в установленном порядке, госполномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Иркутской области. Отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов архивного фонда Иркутской области, а также контроля за состоянием ведомственного хранения документов. Положение об отделе утверждается постановлением главы администрации Зиминского городского муниципального образования по согласованию с архивным агентством Иркутской области. Отдел содержится за счёт бюджета города и средств, предусмотренных областными госполномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к областной государственной собственности. Отдел имеет специальные печати и штампы, средства оперативной связи и технические средства для осуществления возложенных на него полномочий. Отдел по запросам граждан, организаций, предприятий, учреждений выдаёт архивные справки по документам архивных фондов социально – правового и тематического направления. Отдел осуществляет руководство архивным делом, несёт ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе, районе. Хранит, организует учёт, комплектование и использование документов архивного фонда Иркутской области, отражающих историю города и района. Указания отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города и района для учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования. В соответствии с Законом Иркутской области № 47 – ОЗ от 18.07.2008 «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов, относящихся к областной государственной собственности» не допускается нецелевое расходование финансовых средств, переданных на осуществление государственных полномочий.

 

II. Задачи отдела

 

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Архивного фонда Иркутской области, хранящихся в отделе.
2. Комплектование отдела документами Архивного фонда Иркутской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.
3. Осуществление контроля за поступлением финансовых средств по государственным полномочиям, составление смет расходов на материальные средства, приобретение, учёт материальных средств и отчёт перед бухгалтерией администрации Зиминского городского муниципального образования и Архивным агентством Иркутской области.
4. Информационное обеспечение Дум и администраций города Зима и Зиминского района, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
5. Исполнение социально – правовых и тематических запросов с выдачей архивных справок, копий, информаций, выдачей документов во временное пользование.
6. Организационно – методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций, документов в делопроизводстве Дум и администраций города Зима и Зиминского района, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений города и района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивом.
7. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Иркутской области, Дум и администраций города Зима и Зиминского района в области архивного дела – за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями – источниками комплектования, расположенными на территории города и района.

 

III. Функции отдела

 

3.1. Осуществляет хранение и государственный учёт документов, представляет в архивное агентство Иркутской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах.

3.2. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.3. Разрабатывает и по согласованию с архивным агентством Иркутской области представляет на утверждение главе администрации списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в отдел, ведёт систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет приём документов на хранение.

3.4. Проводит, в установленном порядке, экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

3.5. Создаёт и совершенствует научно – справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащийся в них информации.

3.6. Информирует Думы и администрации города и района, иные учреждения города и района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.

3.7. Исполняет социально – правовые и тематические запросы, выдаёт архивные справки, копии документов на основании документов, хранящихся в отделе.

3.8.Использует документы в социально – экономических и культурно – просветительских целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати. В установленном порядке представляет документы отдела Думам и администрациям города и района, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования.

3.9.Осуществляет организационно – методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования.

3.10.Информирует администрации города и района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном деле в Иркутской области.

3.11.Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.12.Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатурах дел учреждений – источников комплектования, описи дел на документы постоянного и долговременного хранения.

3.13.Составляет квартальные, годовые отчёты и аналитические справки о работе отдела.

3.14.Рассматривает и представляет на утверждение экспертно – проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее ЭПК) поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, долговременного хранения, описи фотодокументов, рассматривает и представляет на согласование ЭПК описи дел по личному составу учреждений – источников комплектования и ликвидированных учреждений.

3.15.Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктаж по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

3.16.Рассматривает заявления граждан, предложения, жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.17.Внедряет в практику работы отдела нормативно – методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации, передовой опыт работы.

3.18.Осуществляет исполнение государственных полномочий в деле хранения, комплектования, учёта и использования документов.

3.19.Обеспечивает информирование органов местного самоуправления города и района, в том числе поселений, юридических и физических лиц, с целью использование архивных документов для удовлетворения прав граждан и организаций на архивную информацию.

3.20.Взаимодействует с Управлением Пенсионного фонда в городе Саянске, Зиме и Зиминском районе и другими по обмену информацией, в том числе документами в электронной форме социально – правового характера для реализации гражданами своих пенсионных прав.

3.21.Своевременно подготавливает и представляет в установленном порядке информацию о деятельности отдела для размещения на официальном сайте администрации Зиминского городского муниципального образования.

3.22.Подготавливает муниципальные правовые акты, иные документы по вопросам компетенции отдела.

3.23.Осуществляет необходимую обработку персональных данных, необходимых для выполнения возложенных на отдел задач и функций, принимает меры по защите персональных данных.

 

IV Права и обязанности отдела

 

4.1.Отдел имеет право:

Представлять администрацию Зиминского городского муниципального образования по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Получать от учреждений – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчинённости, необходимые сведения о работе, о состоянии ведомственных архивов проверять выполнение учреждениями, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Иркутской области, администрации города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

Давать в пределах своей компетентности учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

Выдавать архивные справки, копии и др. документы на основании архивных фондов.

 

4.2.Отдел обязан:

Осуществлять хранение и государственный учёт документов, представлять в архивное агентство Иркутской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах.

Принимать меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

Создавать и совершенствовать научно – справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащийся в них информации.

Исполнять социально – правовые и тематические запросы, выдавать архивные справки, копии на основании документов, хранящихся в отделе.

Осуществлять организационно – методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования.

Рассматривать и согласовывать положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатурах дел учреждений – источников комплектования, описи дел на документы постоянного и долговременного хранения.

Составлять квартальные, годовые отчёты о работе.

Рассматривать и представлять на утверждение экспертно – проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее ЭПК) поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, долговременного хранения, описи фотодокументов, рассматривает и представляет на согласование ЭПК описи дел по личному составу учреждений – источников комплектования и ликвидированных учреждений.

Рассматривать заявления граждан, предложения, жалобы, проводить приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Осуществлять исполнение государственных полномочий в деле хранения, комплектования, учёта и использования документов.

Обеспечивать информирование органов местного самоуправления города и района, в том числе поселений, юридических и физических лиц, с целью использование архивных документов для удовлетворения прав граждан и организаций на архивную информацию.

Взаимодействовать с Управлением Пенсионного фонда в городе Саянске, Зиме и Зиминском районе и другими по обмену информацией, в том числе документами в электронной форме социально – правового характера для реализации гражданами своих пенсионных прав.

Своевременно подготавливать и представлять в установленном порядке информацию о деятельности отдела для размещения на официальном сайте администрации Зиминского городского муниципального образования.

Подготавливать муниципальные правовые акты, иные документы по вопросам компетенции отдела.

Осуществлять необходимую обработку персональных данных, необходимых для выполнения возложенных на отдел задач и функций, принимать меры по защите персональных данных.

 

V Ответственность

 

5.1. Начальник отдела и специалисты несут персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций в соответствии с настоящим Положением, в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.

 

 

Начальник архивного отдела

управления правовой, кадровой

и организационной работы

администрации ЗГМО                                                                                                                 О.А. Доронина